Operaciones Institucionales

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Reforma y eficiencia
 

La Asamblea General de la ONU, especialmente en sus dos resoluciones más recientes sobre la revisión ampliada cuadrienal de políticas, describió la necesidad de que las Naciones Unidas implementen cambios para buscar "servicios de apoyo más rentables, al reducir la duplicación de funciones y los costos administrativos y de transacción a través del consolidación de servicios de apoyo a nivel de país; y el requisito de apoyo integrado en todo el sistema de las Naciones Unidas para la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible". 

Basado en estimaciones de ganancias potenciales de eficiencia provenientes de diversas fuentes (Resoluciones 67/226 y 71/243 de la Asamblea General), el Secretario General estableció el objetivo para la agenda de eficiencia en un valor equivalente de USD 310M (millones) para ser desarrollada e implementada por una amplia gama de actores dentro del sistema de la ONU

  1. Estrategia de operaciones institucionales (EOI); 
  2. Servicios Auxiliares Comunes; 
  3. Locales Comunes (LC); 
  4. Centros de servicios integrados en oficinas regionales y mundiales; 
  5. Nueva generación de Equipos de las Naciones Unidas en los países; y 
  6. Integración de Centros de Información de las Naciones Unidas (CINUs) en las oficinas del/de la Coordinador/a Residente

Estas intervenciones de eficiencia están respaldadas por tres habilitadores fundamentales, definidos por el Grupo de Innovaciones Institucionales del GNUDS. : 

  1. Principios estandarizados de satisfacción del cliente para salvaguardar los estándares mínimos de calidad de los servicios prestados;
  2. Precios y costos estandarizados para establecer estándares comunes que definan cómo se establecen el precio y los costos de un servicio en todo el sistema de las Naciones Unidas; y 
  3. Reconocimiento mutuo, que, una vez aprobado, permite que una entidad de las Naciones Unidas obtenga servicios de otra entidad de las Naciones Unidas, si esta última puede proporcionar servicios de manera más eficiente.

Otros proyectos actuales que contribuyen a la eficiencia en última instancia pueden vincularse a lo anterior. Por ejemplo, la revisión de la Oficina Multipaís puede generar ganancias de eficiencia si el nuevo diseño incorpora la prestación de servicios a través de la Servicios Auxiliares Comunes o Centros de servicios integrados regionales y globales. El proyecto de regionalización se centra en el diseño de una nueva arquitectura regional, que puede generar ganancias de eficiencia si aprovecha los conceptos de los centros de servicios compartidos regionales y globales para servicios independientes de la ubicación.

Colectivamente, estas intervenciones se conocen como "la agenda de Eficiencia". Con el tiempo, a medida que sean agregados más proyectos a los anteriores para aumentar las ganancias de eficiencia para el sistema de las Naciones Unidas, la agenda de eficiencia puede expandirse para reaccionar ante las oportunidades de eficiencia identificadas en todo el sistema de las Naciones Unidas. 

Grupo de Innovaciones Institucionales del GNUDS

En línea con el informe del Secretario General de las Naciones Unidas sobre el Sistema de las Naciones Unidas para el Desarrollo (SNUD) del 30 de junio de 2017, el compromiso es aumentar de manera demostrable la relación calidad-precio en el SNUD a través de un cambio transformador en la gestión de las funciones de servicios auxiliares comunes, tal como se describe en la Documento de Visión 2016 del GNUDS sobre operaciones intitucionales y la estrategia del Comité de Alto Nivel sobre Gestión (CANG)

La alianza del GNUDS/Grupo de Innovaciones Institucionales está abierta a los miembros y observadores del GNUDS y del CANG (Comité de Alto Nivel sobre Gestión) a nivel de  Subsecretario General/ nivel de toma de decisiones. Los dos copresidentes son miembros del CANG.

El GNUDS se enfoca principalmente en entregar resultados a nivel de país y reconoce que la transformación de las operaciones conjuntas del sistema de la ONU no puede ocurrir sin una política de arriba hacia abajo. El GNUDS / Grupo de Innovaciones Institucionales se comprometerá de manera proactiva con el CANG en las innovaciones que pueden conducir a decisiones políticas. Al trabajar como cliente del CANG, GNUDS / Grupo de Innovaciones Institucionales buscará solicitar las capacidades del CANG para decisiones políticas y presentar sus resultados al CANG de manera estructurada. Para facilitar esta relación, un copresidente del GNUDS/ Grupo de Innovaciones Institucionales servirá como enlace con el CANG y se asegurará de que se mantenga una comunicación efectiva de dos vías con CANG.

Principios de participipación para GNUDS / Grupo de Innovaciones Institucionales

  • Optimización de resultados. Los resultados a nivel de país son la prueba de fuego. 
  • Reducción de los silos. El objetivo es superar la fragmentación dentro y / o entre las organizaciones de las Naciones Unidas para aprovechar las economías de escala y lograr ganancias de eficiencia. 
  • Transformacional, no incremental. El trabajo continuará suponiendo que las ganancias de eficiencia en las operaciones conjuntas, de los esfuerzos liderados por el equipo de las Naciones Unidas en el país, lleguen a estar casi agotadas. Alcanzar las máximas ganancias disponibles requiere transformación, lo que a su vez requiere un compromiso total y la toma de decisiones a nivel de la sede. 
  • Inclusión. Las aspiraciones y el compromiso impulsarán la reforma. Las organizaciones deberían estar entusiasmadas de colaborar en una reforma que beneficie a todos. 

GNUDS/ Equipo de Tareas del Grupo de Innovaciones Institucionales

El GNUDS y el Grupo de Innovaciones Institucionales (BID, por sus siglas en inglés) creará equipos de tareas con entregables específicos, ejecutables y con plazos determinados. Los equipos de tareas presentarán recomendaciones al GNUDS a través del GNUDS/ Grupo de Innovaciones Institucionales. Los equipos de tareas acordarán internamente sus arreglos de trabajo y prepararán Términos de Referencias para ser respaldados por el GNUDS/ Grupo de Innovaciones Institucionales.

Los equipos de tareas proporcionarán análisis basados en evidencia después de consultar con personas relevantes a nivel de sede, región y país con el apoyo de la OCD. La OCD proporcionará una plataforma de gestión del conocimiento para proporcionar los datos a nivel regional y nacional requeridos por los equipos de tareas. La OCD también brindará apoyo y ayudará a coordinar el trabajo de GNUDS/ Grupo de Innovaciones Institucionales y los equipos de tareas en nombre de los/as copresidentes/as. Cuando sea necesario, también ayudará a coordinar cualquier trabajo conjunto que deba realizarse con el  Comité de Alto Nivel sobre Gestión (CANG).

GNUDS/ BIG adoptará recomendaciones de los equipos de tareas durante todo el año y se reunirá dos veces al año.

Estrategia de Operaciones Institucionales (BOS)

La BOS es un marco que guía las operaciones institucionales de la ONU a nivel de país. La BOS facilita la planificación estratégica, la gestión, el monitoreo y la presentación de informes del apoyo conjunto del equipo de Naciones Unidas en el país para la entrega de programas a través de operaciones institucionales comunes.

La BOS es una herramienta flexible recomendada para los equipos de país de las Naciones Unidas que buscan mejorar la calidad y la rentabilidad de las operaciones institucionales conjuntas.

La BOS logra sus objetivos al mejorar las operaciones institucionales a nivel de país. Esto se puede lograr de varias maneras: eliminando la duplicación de procesos dentro de las operaciones institucionales; aprovechando las posiciones de compra comunes de la ONU; y maximizando las economías de escala.

La BOS refleja los servicios comunes que se desarrollan conjuntamente y no incluye ni reemplaza los planes de operación de agencias individuales. Los servicios comunes dentro de la BOS no necesitan ser comunes a todas las agencias, sino que pueden ser un servicio común compartido por dos o más agencias.

La BOS respalda la innovación en las operaciones institucionales comunes y produce impacto cuando se combina con nuevas formas de brindar servicios de calidad y rentables que respalden la implementación del programa. Los equipos de Naciones Unidas en los países que implementan la BOS eligen servicios comunes que satisfacen sus necesidades de calidad, flexibilidad y rentabilidad.

La BOS presenta líneas de servicios comunes acordadas (resultados) bajo las cuales los servicios comunes (productos) son priorizados e implementados. Las líneas de servicio comunes dentro de cualquier BOS pueden incluir:

Servicios Auxiliares Comunes

En lugar de funcionar como una función corporativa centralizada, un centro de servicios compartido (incluidas las centros globales, regionales o los servicios auxiliares comunes) funciona como un centro de servicio interno al cliente que cobra por los servicios prestados a sus clientes y utiliza los "Acuerdos de prestación de servicios" como un acuerdo contractual que especifica costo, tiempo y gestión de la calidad y el rendimiento. Ya sea en la ONU o en el sector privado, los centros de servicios compartidos tienen como objetivo lograr beneficios de calidad y costo basados en los mismos principios:

  • Estandarización: generalmente impulsada a nivel corporativo y/o GNUDS, la estandarización trata con la armonización de procesos para crear una gama de servicios que pueden ser proporcionados por múltiples entidades basadas en procesos universales.
  • Consolidación: según el tipo de centro de servicio, la consolidación en las Naciones Unidas se produce a nivel global, regional o local y crea una "ventana de servicio único" que brinda una gama de servicios a sus clientes; y
  • Optimización y reingeniería: una vez que los servicios están estandarizados y consolidados, el centro de servicios puede rediseñar los procesos para lograr la máxima eficiencia y estándares de calidad, definidos por las necesidades del cliente. 

Los centros de servicios globales, regionales y locales en las Naciones Unidas brindan una gama de servicios, algunos de los cuales solo están disponibles para clientes internos (oficinas de entidades en los países), mientras que otros servicios están abiertos a clientes "externos", como otras entidades corporativas, oficinas regionales o locales. El efecto más importante de estos centros de servicios es que crean una opción para que los clientes (entidades), ya sean internos o externos, obtengan servicios basados en las consideraciones de calidad/costo esperadas de los clientes. Juntos, estos centros de servicios crean un mercado interno donde las entidades pueden obtener los servicios que mejor reflejan sus necesidades en términos de calidad y, capacidad financiera, en términos de precio. Esto a su vez mejora la eficiencia y la eficacia de los servicios de apoyo operativo de la ONU que respaldan nuestros programas a nivel de país.

Los Servicios Auxiliares Comunes  (CBO, por sus siglas en inglés) son un centro de servicio a nivel de país. Es una extensión lógica de la Estrategia de operaciones institucionales (EOI): donde la Estrategia de operaciones institucionales (EOI) es una estrategia que refleja todos los servicios comunes que tienen sentido económico para desarrollarse y ejecutarse conjuntamente, los Servicios Auxiliares Comunes son la plataforma de prestación de servicios, que consiste en un equipo de personal dedicado que es responsable de la implementación de algunos o todos los servicios comunes reflejados en la Estrategia de operaciones institucionales (EOI).

El desarrollo de la capacidad centralizada a nivel de país para el apoyo operativo a través del establecimiento de centros de servicios locales ofrece una oportunidad única para que la ONU “externalice” ciertos (o ciertas partes de) procesos en Servicios Auxiliares Comunes, permitiendo a las entidades enfocar sus recursos en sus actividades principales y reducir su costo de soporte operativo para la implementación del programa al eliminar la duplicación en su estructura de soporte.

Los Servicios Auxiliares Comunes, por lo tanto, abordan los tres impulsores que causan el problema de sostenibilidad en la sección anterior, ya que ellos:

  1. Evitan la duplicación de funciones para servicios de soporte genéricos a nivel de país al proporcionar estos servicios a través de un servicio de asistencia consolidado. Los mismos principios económicos que impulsan a las entidades a establecer centros de servicios regionales y globales impulsan la justificación de los centros de servicios locales, aunque a menor escala; y
  2. Mejoran la calidad de los servicios prestados al establecer un sistema de gestión orientado al cliente que se centra en las necesidades y percepciones de los clientes para prestar servicios, de modo que los clientes tengan los medios para controlar la calidad de los servicios y recurrir en caso de que los niveles de calidad caigan por debajo de sus expectativas; y
  3. Crean capacidad especializada dedicada, centrada en ciertas funciones de soporte que mejoran la calidad de estos servicios y reduce la presión sobre el personal de soporte de la entidad para que puedan centrarse en el soporte operativo relacionado con el mandato estratégico. 

Locales Comunes

Los locales compartidos por los organismos de las Naciones Unidas son un componente importante del Programa de Reforma de las Naciones Unidas del Secretario General. El objetivo de los locales comuens es construir vínculos más estrechos entre el personal de las Naciones Unidas y promover una presencia más unificada a nivel de país, de manera rentable.

Equipo de tareas sobre locales comunes

El Equipo de Tareas  del Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (GNUDS) sobre locales comunes y servicios de instalaciones es un grupo interinstitucional encargado de proporcionar orientación y herramientas para los equipo de las Naciones Unidas en el país que tienen la intención de participar en la renovación, construcción de la Casa de las Naciones Unidas / Instalaciones Locales de la ONU y / o proyectos de reubicación, y para estudiar y recomendar soluciones para mejorar la eficiencia, así como para aumentar el número de locales de la ONU / locales comunes de las Naciones Unidas en todo el mundo.

Locales Comunes

Los Locales Comunes implican la ubicación conjunta de dos o más entidades residentes de las Naciones Unidas presentes en un país. Se pueden establecer locales comunes a nivel nacional y subnacional, generalmente respaldados por una gama de servicios comunes habilitados por la ubicación conjunta de la entidad.

Los Locales Comunes son un facilitador clave para servicios comunes y servicios compartidos* entre entidades y forman parte integral de los esfuerzos de las Naciones Unidas para armonizar las operaciones comunes a nivel de país. Los objetivos se reflejan en la Estrategia de operaciones institucionales (EOI) local si el Equipo de las Naciones Unidas en el País (UNCT, por sus siglas en inglés) tiene un EOI en lugar. Puede haber más de un local común a nivel nacional y subnacional.

Los objetivos principales para establecer un Local Común es lograr una mayor utilidad de los recursos disponibles:

  1. Eficiencia de costos a través de la reducción de costos operativos
  2. Utilización efectiva de los recursos compartidos.
  3. Seguridad mejorada
  4. Presencia unificada a nivel nacional y subnacional
* Un Servicio Compartido se define como dos o más entidades residentes de las Naciones Unidas presentes en un país, estén o no ubicadas en un local común, que pueda participar en acuerdos bilaterales con objetivos similares a los del establecimiento de un local común.

Casa de las Naciones Unidas

El nombre de Casa de las Naciones Unidas se conferirá por recomendación del Grupo de Desarrollo de las Naciones Unidas, donde existan las siguientes condiciones mínimas;

  1. Cumple con los criterios mínimos para establecer un Local Común.
  2. La Casa de las Naciones Unidas debe albergar la oficina del Coordinador Residente de las Naciones Unidas.

La Casa de las Naciones Unidas no es necesariamente un edificio independiente, y puede tener locales satélites y puede denominarse Anexo de la Casa de las Naciones Unidas. Solo habrá una Casa de las Naciones Unidas en un país determinado.

Reconocimiento Mutuo

El objetivo del Reconocimiento Mutuo es permitir que los organismos de las Naciones Unidas desarrollen asociaciones y trabajen juntas para cumplir la misión general de las Naciones Unidas, los ODS 2030 y los mandatos específicos de las organismos de las Naciones Unidas participantes al beneficiarse de las ventajas comparativas de las diferentes organismos de las Naciones Unidas mientras incurren costos mínimos de transacción al hacerlo. 

El reconocimiento mutuo esencialmente implica que la Dirección Ejecutiva de las organsmos de la ONU otorgue a sus oficinas una 'licencia preaprobada' para acceder y utilizar las políticas, procedimientos y activos de otras organizaciones de la ONU. En emergencias humanitarias, y en un contexto de desarrollo, esto permite a las organizaciones de la ONU cooperar y beneficiarse de las huellas de la ONU ya establecidas con un mínimo retraso y costos de transacción.

La política de reconocimiento mutuo enumerará las prácticas comerciales particulares que están preaprobadas para el Reconocimiento Mutuo y donde no se requiere aprobación adicional para que los jefes de oficina a nivel de país autoricen el uso de las prácticas y activos comerciales de los demás. Para las prácticas comerciales no incluidas en este anexo, el reconocimiento mutuo requerirá la aprobación de la sede en una base de caso por caso. 

Ejemplos potenciales; activos tales como vehículos, radios y oficinas, y servicios de soporte como compras, reclutamiento de Tecnología Informática (IT), transporte, viajes, protocolo, etc.