Modalités de fonctionnement opérationnel

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Réforme et efficience

L’Assemblée générale de l’ONU a souligné, notamment dans ses deux dernières résolutions sur l’examen quadriennal complet, la nécessité pour l’Organisation de mettre en œuvre des changements en vue d’ "améliorer le rapport coût-efficacité des services d’appui grâce à une réduction des chevauchements de fonctions et des coûts d’administration et de transaction par le regroupement des services d’appui au niveau des pays ; et la nécessité d’un appui intégré, fourni à tous les niveaux du système des Nations Unies, au Programme de développement durable à l’horizon 2030." 

En se basant sur les estimations présentées dans divers documents concernant la possibilité de réaliser des gains d’efficacité (Résolutions de l’AG 67/226 et 71/243), le Secrétaire général a fixé l'objectif du programme d'amélioration de l’efficacité à une valeur équivalente à 310 millions de dollars. Ledit programme devra être élaboré et mis en œuvre par un large éventail d'acteurs au sein du système de l’ONU

  1. Stratégie relative aux activités opérationnelles (BOS); 
  2. Services internes communs (CBO); 
  3. Locaux partagés (CP); 
  4. Centres de services régionaux et mondiaux partagés; 
  5. Nouvelle génération d’équipes de pays; and 
  6. Intégration des centres d’information des Nations Unies aux bureaux des coordonnateurs résidents. 

Le Groupe des innovations institutionnelles (BIG) créé par le GNUDD a établi trois principes clés devant faciliter l’application de ces mesures d’amélioration de l’efficience

  1. La normalisation des principes de mesure du degré de satisfaction des clients, destinée à garantir le respect de normes de qualité minimales pour les services fournis;
  2. La normalisation des règles de tarification et de calcul des coûts, destinée à mettre en place des normes communes définissant le mode de calcul du tarif d’un service et des coûts qui y sont associé au sein du système de l’ONU; et 
  3. La reconnaissance mutuelle, qui, une fois approuvée, permet à une entité donnée de l’ONU de recourir aux services d’une autre entité si cette dernière est en mesure de fournir lesdits services de manière plus efficiente.

Les autres projets en cours visant à contribuer à l’amélioration de l’efficience peuvent être rattachés aux points précédemment évoqués. L’examen des bureaux multipays (MCO), par exemple, peur aboutir à la réalisation de gains d’efficacité s’il intègre dorénavant le principe de fourniture de services à travers les services internes communs ou les Centres de services régionaux et mondiaux partagés. De même, le projet de régionalisation, qui a pour principal objet la conception d’une nouvelle architecture régionale, peut permettre de générer des gains d’efficacité s’il est conçu de manière à tirer parti des Centres de services régionaux et mondiaux pour la fourniture des services pouvant être assurés à distance. 

Au niveau institutionnel, ces mesures sont connues sous le nom de “Programme d’efficacité ”. Au fur et à mesure que de nouveaux projets visant à accroître les gains d’efficacité du système de l’ONU viendront potentiellement s’ajouter aux projets précités, le Programme d’efficacité pourrait voir son périmètre s’élargir de manière à prendre en compte les nouvelles opportunités d’amélioration de l’efficience qui auraient été identifiées au sein des différents organismes du système de l’ONU.
 

Le Groupe des innovations institutionnelles (BIG) relevant du GNUDD

Conformément au rapport du Secrétaire général des Nations Unies du 30 juin 2017 sur le système des Nations Unies pour le développement, le Groupe des innovations institutionnelles relevant du GNUDD (GNUDD-BIG) s’est engagé à améliorer, résultats à l’appui, le rapport coût-efficacité des actions menées par le système de l’ONU, en introduisant des changements profonds dans la gestion des fonctions d’appui, comme le soulignent d’une part le document de réflexion élaboré par le GNUDD de 2016 relatif aux activités opérationnelles et, d’autre part, le Plan stratégique élaboré par le Comité de haut niveau sur la gestion (HLCM)

​​La participation au GNUDD-BIG est ouverte aux Sous-Secrétaires généraux des Membres et Membres Observateurs du GNUDD et du HLCM, les deux coprésidents du GNUDD-BIG devant être des Membres du HLCM. 

Le GNUDD, dont l’action est axée sur l’obtention de résultats au niveau des pays, reconnaît que la transformation des modalités de fonctionnement opérationnel engagée par le système de l’ONU n’est réalisable qu’à travers une centralisation des décisions au niveau des organes directeurs. Le GNUDD-BIG coopérera activement avec le HLCM en vue de définir des approches innovantes susceptibles de conduire à la formulation de décisions stratégiques. En tant que client du HLCM, le GNUDD-BIG cherchera à s’appuyer sur les compétences du HLCM en matière de prise de décisions stratégiques et présentera ses résultats à ce dernier sous une forme structurée. Afin de faciliter cette collaboration, l’un des coprésidents du GNUDD-BIG assurera la liaison avec le HLCM et veillera à que les deux organes communiquent entre eux de manière efficace et continue.

Principes d’engagement du GNUDD/BIG 

  • Optimisation des résultats. L’obtention de résultats au niveau des pays est une épreuve déterminante. 
  • Elimination des cloisonnements. L’objectif est de surmonter la fragmentation au sein du système de l’ONU ou entre les organisations de l’ONU afin de tirer parti des économies d’échelle et de réaliser des gains d’efficacité.
  • Transformations structurelles, plutôt que changements progressifs. La mise en œuvre de la réforme part du principe que/l’hypothèse de départ est que les gains d’efficacité réalisables au niveau des modalités de fonctionnement opérationnel grâce au travail par des équipes de pays des Nations Unies ont pratiquement atteint leur limite. De ce fait, pour réaliser le maximum de gains encore possibles, une transformation est nécessaire, qui elle-même requiert un engagement total des organes directeurs du Siège et des prises de décisions à leur niveau. 
  • Volontariat. Une vision ambitieuse et un engagement fort seront les éléments moteurs de cette réforme. Les organisations des Nations Unies ont toutes les raisons de s’enthousiasmer à l’idée de participer à la mise en œuvre d’une réforme, dont les retombées seront positives pour toutes et tous. 

Équipes de travail du Groupe des innovations institutionnelles BIG-GNUDD

Le BIG/GNUDD a prévu de mettre en place des équipes de travail chargées de produire des livrables spécifiques, assortis d’échéances et pouvant être mis en application. Ces équipes devront formuler des recommandations à l’attention du GNUDD par le biais du GNUDD- BIG. Les membres des équipes de travail s’accorderont entre eux sur les modalités d’organisation de leur travail et prépareront des termes de référence qui devront être approuvés par le GNUDD/BIG. 

Les équipes de travail auront à produire des études basées sur l’analyse de données probantes qu’elles auront recueillies auprès d’interlocuteurs compétents travaillant au niveau au siège, des régions, ou des pays. Pour accomplir cette mission, les équipes de travail pourront s’appuyer sur le soutien du Bureau de la coordination pour le développement (DCO). Le DCO mettra à disposition une plateforme de gestion des connaissances qui fournira aux équipes de travail les données régionales et nationales dont elles auront besoin. Le DCO aidera également à coordonner le travail du GNUDD-BIG ainsi que celui des équipes de travail au nom des co-présidents. Le cas échéant, le DCO facilitera par ailleurs la coordination de toute activité nécessitant d’être menée conjointement avec le Comité de haut niveau sur la gestion (HLCM).

Le GNUDD/BIG adoptera les recommandations émises au cours de l’année par les équipes de travail et se réunira deux fois par an. 
 

Stratégie relative aux activités opérationnelles (BOS)

La Stratégie relative aux activités opérationnelles (BOS) est le cadre qui définit les orientations données aux activités opérationnelles de l’ONU au niveau des pays. A travers l’application de modalités de fonctionnement communes, la BOS facilite la planification stratégique, la gestion et le suivi des activités menées conjointement par les équipes de pays des Nations Unies (UNCT, en anglais, pour United Nations Country Teams) en appui à l’exécution des programmes, ainsi que la communication de l’information relative à ces activités.

La BOS est un outil souple recommandé aux équipes de pays des Nations Unies, qui vise à améliorer la qualité et le rapport coût-efficacité des activités de fonctionnement communes.

La réalisation des objectifs de la BOS passe par l’amélioration des modalités de fonctionnement opérationnel au niveau des pays. Celle-ci peut se réaliser de différentes manières : suppression des chevauchements entre les processus mis en œuvre dans le cadre des opérations, exploitation de l’avantage conféré par des positions d’achat communes de l’ONU, ou encore maximisation des économies d’échelle.

La BOS s’applique aux services communs mis en place conjointement par des agences. Elle n’inclut pas ni ne remplace les plans opérationnels propres à chaque agence. Les services communs dont il est question dans la BOS ne doivent pas nécessairement être partagés par toutes les agences : il s’agit en revanche de services communs pouvant être partagés par un deux agences ou plus.

La BOS favorise l’introduction d’innovations dans les modalités fonctionnement opérationnel communes. Elle produit des résultats lorsqu’elle est combinée à l’adoption d’approches innovantes qui permettent de fournir des services de qualité et présentant un bon rapport coût-efficacité en appui à la mise en œuvre des programmes. Les équipes de pays des Nations Unies qui mettent en œuvre la BOS choisissent les services communs qui répondent à leurs besoins en termes de qualité, de flexibilité et de rapport coût-efficacité.

Dans la BOS sont présentées des gammes d’activités convenues relevant des services communs (résultats), ainsi que des services communs (produits) classés par ordre de priorité et mis en place dans le cadre de l’exécution de ces activités. Parmi les gammes d’activités convenues qui relèvent des services communs et que l’on peut trouver dans chacune des BOS figurent:

Service interne commun (CBO)

Un centre de services partagés (pouvant inclure des services d’appui mondiaux ou régionaux ou des services internes communs) n’est pas géré comme une fonction centralisée au niveau de l’Organisation : il opère comme un centre de services clients interne rémunéré pour la fourniture de services à ses clients dans le cadre d’accords de prestation de services. Un accord de prestation de services est un arrangement contractuel qui précise le coût et la durée du service, ainsi que les modalités de gestion de la performance du service en question. Les centres de services partagés des Nations Unies sont conçus, comme dans le secteur privé, pour créer des bénéfices en termes de qualité et de coûts et s’appuient pour cela sur les mêmes principes que ceux utilisés dans le secteur privé, à savoir:

  • La normalisation : Généralement impulsée au niveau institutionnel et/ou au niveau du GNUDD, la normalisation consiste à harmoniser des processus afin de créer une gamme de services susceptibles d’être fournis par plusieurs agences utilisant des processus unifiés;
  • Le regroupement : Suivant le type de centre de services concerné, le regroupement peut s’effectuer au sein de l’ONU à différents niveaux : mondial, régional ou local. Le regroupement permet de créer un "Guichet unique de services” pouvant fournir un éventail de services à ses clients; et
  • L’optimisation & la réorganisation : Une fois que les services ont été normalisés et regroupés, le centre de services peut repenser les processus de manière à atteindre des normes d’efficience et de qualité maximales permettant de répondre aux besoins spécifiques du client. 

Les centres de services mondiaux, régionaux et locaux mis en place à l’ONU sont en mesure de fournir une variété de services. Certains de ces services ne sont disponibles que pour les clients internes (bureaux nationaux des agences), tandis que d’autres sont proposés à des clients "externes", comme par exemple le siège d’autres agences ou encore les bureaux régionaux ou locaux de celles-ci. L’impact le plus significatif de ces centres de services est qu’ils offrent la possibilité aux clients (les agences), qu’ils soient internes ou externes, de se procurer des services en fonction de leurs attentes en matière de qualité et de coût. Au total, ces centres de services permettent de créer un marché interne dans lequel les agences ont la possibilité de se procurer les services dont la qualité réponde le mieux à leurs besoins et dont le prix tienne compte le mieux de leur capacité financière. Cette nouvelle configuration renforce l’efficience et l’efficacité des services d’appui opérationnel de l’ONU qui accompagnent la mise en œuvre de nos programmes dans les pays.

Le service interne commun (CBO) est un centre de services opérant au niveau du pays. Il découle logiquement de la BOS. En effet, la BOS regroupe l’ensemble des services communs qu’il est justifié, d’un point de vue économique, de développer et de mettre en place conjointement, tandis que le CBO, lui, fait fonction de plateforme de fourniture de services, s’appuyant sur une équipe de personnels dédiés chargés de la mise en œuvre d’une partie ou de la totalité des services communs relevant de la BOS. 

Le développement d’une capacité de centralisation des services d’appui opérationnel au niveau d’un pays donné à travers la mise en place de centres de services locaux offre aux Nations Unies l’opportunité unique de pouvoir « externaliser» certains processus (ou certaines parties de processus) auprès d’un prestataire de services interne et centralisé (un CBO). Cela permette aux agences de concentrer leurs ressources sur leurs activités essentielles et de réduire le coût du soutien opérationnel lié à la mise en œuvre de leurs programmes par la suppression des doubles emplois au niveau de leur structure d’appui.

Les CBOs constituent de ce fait une réponse aux problèmes de viabilité dus aux trois facteurs décrits dans la section précédente, dans la mesure où ils permettent de:

  1. Eviter le chevauchement des fonctions relevant des activités générales d’appui menées au niveau des pays, en fournissant des services d’appui par le biais d’un bureau d’assistance centralisé. Les principes d’ordre économique qui incitent les agences à créer des centres de services régionaux et mondiaux sont également ceux qui motivent la création des centres de services locaux, même si ces derniers sont mis en place à une plus petite échelle;
     
  2. Améliorer la qualité des services fournis par la mise en place d’un dispositif de gestion axé sur la relation clients et qui mettent l’accent sur les besoins et les perceptions du client, de sorte que celui-ci dispose de moyens pour contrôler la qualité des services et d’un recours pour cas où le niveau de la qualité viendrait à baisser en-deçà de ses attentes; et de
     
  3. Créer des équipes spécialisée dédiées essentiellement chargées d’assurer certaines fonctions d’appui visant à améliorer la qualité des services fournis et à réduire la pression qui pèse sur les personnels chargés d’assurer les fonctions d’appui au sein des agences, afin que ces personnels soient en mesure de concentrer leurs efforts sur les services d’appui opérationnel liés aux missions stratégiques. 
     

Locaux partagés

Le partage de locaux par plusieurs organisations des Nations Unies est une composante importante du programme de réforme des Nations Unies engagé par le Secrétaire général. Le partage des locaux a pour objectif de renforcer les liens entre les personnels des Nations Unies et de faire en sorte que les différents organismes de l’ONU présents dans les pays opèrent d’une manière plus unifiée et sur la base d’un meilleur rapport coût-efficacité des opérations menées.

Équipe spéciale de travail chargée de la question des locaux partagés 

L’équipe de travail du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) chargée de la question des locaux partagés et d’assurer les services de gestion des installations du bâtiment commun (TTCP+FS, en anglais) est un groupe interinstitutions chargé de fournir des directives et des outils aux équipes de pays des Nations Unies qui envisagent de s’engager dans un projet de rénovation, de construction et/ou de relocalisation impliquant une Maison des Nations Unies/des locaux communs des Nations Unies. La TTCP+FS est également chargée d’étudier des solutions possibles pour la réalisation de gains d’efficacité et l’augmentation du nombre de Maisons des Nations Unies/de locaux communs des Nations Unies à travers le monde ainsi que de formuler des recommandations sur ces différents sujets.

Locaux partagés

Le partage de locaux implique la co-installation dans des locaux communs d’au moins deux entités résidentes des Nations Unies opérant dans un pays donné. Le partage de locaux peut se faire au niveau national ou infranational. Les locaux ainsi partagés bénéficient généralement de l’appui d’une variété de services mis en commun grâce la co-localisation des entités concernées.

Le partage de locaux est un facteur déterminant pour la mise en place de services communs et de services partagés* entre agences et fait partie intégrante du travail engagé par les Nations Unies en vue d’harmoniser les opérations menées par plusieurs entités au niveau d’un pays donné. Les objectifs du partage de locaux sont exposés dans la BOS déclinée au niveau du pays, pour les cas où l’équipe de pays de l'ONU a adopté localement une telle stratégie. Il est par ailleurs à noter que le partage de locaux peut concerner plusieurs lieux aux niveaux national et infranational.

Le principal objectif du partage de locaux est d’améliorer l’usage qui est fait des ressources disponibles à travers:

  1. Un meilleur rapport coût-efficience grâce à la réduction des coûts opérationnels
  2. Une utilisation efficace des ressources partagées
  3. Une sécurité renforcée
  4. Une présence unifiée à l’échelon national et infranational
* On parle de service partagé lorsqu’au moins deux entités résidentes des Nations Unies présentes dans un pays donné, qu’elles soient ou non installées dans des locaux communs, ont la possibilité de conclure un accord bilatéral visant des objectifs similaires à ceux visés dans le cadre dus locaux partagés.

Maison des Nations Unies

L’appellation “Maison des Nations Unies” devra être attribuée sur recommandation du Groupe des Nations Unies pour le développement durable lorsque seront réunies les conditions minimales suivantes;
1.    Les entités concernées remplissent les critères minimums justifiant la mise en place de locaux partagés.
2.    La Maison des Nations Unies doit héberger le bureau du coordonnateur résident des Nations Unies.
La Maison des Nations Unies peut ne pas être hébergée dans un bâtiment autonome. Elle peut par ailleurs avoir des bâtiments annexes, lesquels pourront être désignés par le terme d’Annexe de la Maison des Nations Unies. Dans un pays donné, il ne pourra cependant y avoir qu’une seule Maison des Nations Unies.

 

Reconnaissance mutuelle

L’objectif du principe de reconnaissance mutuelle est de donner aux organisations de l’ONU des moyens renforcés pour construire des partenariats et travailler de concert à l’accomplissement de la mission d’ensemble de l’ONU, à la réalisation des ODD à l’horizon 2030 et à l’exécution des mandats particuliers des organisations participantes de l’ONU. Il s’agit de tirer parti des avantages comparatifs des différentes organisations de l’ONU et d’engager, ce faisant, le moins de frais de transactions possibles. 

En substance, il y a reconnaissance mutuelle lorsque la direction exécutive d’une organisation des Nations Unies accorde à son personnel une "pré-autorisation" lui donnant la permission de d’accéder aux politiques, procédures et actifs d’une autre organisation des Nations Unies et d’en faire usage. Dans le cadre des urgences humanitaires - toujours dans un contexte de développement – cette procédure permet aux organisations des Nations Unies de coopérer et de s’appuyer sur les avantages que confère la présence déjà établie de certaines d’entre elles sur le terrain pour réduire au minimum les délais d’intervention et les frais liés aux opérations.

La politique relative à la reconnaissance mutuelle répertoriera les pratiques de fonctionnement qui auront fait l’objet d’une autorisation préalable pour l’application du principe de reconnaissance mutuelle et pour lesquelles les chefs des bureaux nationaux n’auront besoin d’aucune permission supplémentaire pour autoriser le recours aux pratiques de fonctionnements et actifs de leurs organisations respectives. S’agissant des pratiques de fonctionnement non répertoriées dans cette annexe, l’application du principe de la reconnaissance mutuelle devra d’abord être approuvée au niveau du Siège, lequel délivrera des autorisations au cas par cas. 

Exemples d’actifs pouvant être utilisés dans le cadre de la reconnaissance mutuelle: biens tels que véhicules, radios ou bureaux ; services d’appui tels que services d’achat, de recrutement, de technologies de l’information, de transport, de voyage, de protocole, etc.